以檔案為核心 打造智慧企業 創建智能檔案

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發表時間:2019-12-09 10:20作者:行政人事部 程歆迪

11月22日下午,重慶市委辦公廳檔案業務指導處領導一行百忙之中抽空蒞臨我司,指導視察工作。我司領導及研發部經理等多人在會上就2019年年度工作作了交流和匯報!


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會上,研發部胡經理以由下往上的方式,分享了公司在數字檔案室、數字檔案館的建設思路、演示了產品操作,充分展示了我們科怡公司是如何把科技先進技術深度引入到檔案業務的各個環節。

隨著互聯網科技的發展,我們的生活方方面面都可以說能夠做到足不出戶,也能萬事無憂,例如點外賣、買菜、維修服務等。我們依托著各種各樣的掌上APP,體驗著互聯網帶給我們的便利,近幾年,隨著微信的興起,小程序也逐步滲透到我們的生活中。在長期和各個區縣檔案館合作的歷練下,科怡員工基本都是在利用接待大廳和一線檔案工作人員每天在一起工作,可謂深入檔案利用工作的第一線,真實的看到老百姓查檔案的過程有時候是多么勞累和繁瑣。盡管歷經“十二五”、“十三五”,檔案館在收、管、存、用各方面變化都很大,基本上實現了信息化管理,但是如何惠及老百姓查檔方便快捷這一方面還可以做更多貢獻。

為了減少老百姓在查檔過程中無效的工作,例如不清楚檔案所在哪個轄區的檔案館、查檔需要帶哪些證件等,甚至身處外地的市民可能會長途跋涉回到重慶等這樣的問題,科怡在考慮到這些情況后,自主設計研發了“渝約查檔微信小程序”作為移動端的載體,處于用戶的角度考慮,簡單的掃碼或者關注公眾號就能使用,簡單操作易上手,更重要的是減少了市民的奔波。

現在大部分的預約查檔的觀念都還停留在傳統的理解上,我們真正想要實現的是預約辦理、在線辦理。區別就在于可以無地域限制、無時間限制的預約檔案辦理業務。從少跑到只跑一次,通過嚴格的身份認證、人臉識別等審核到規范的流程化自助操作,清晰明了地讓使用者明白自己應該向哪個館申請辦理、查詢檔案。


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除了小程序,人工智能和大數據也是我們努力鉆研的發展方向。

提到人工智能,人們往往想到的是機器人,事實上引進一個智能向導機器人,在接待大廳和用戶對答幾句話并不是真正的和檔案工作相結合。如何體現“人工智能+檔案”的概念呢?OCR即(Optical Character Recognition,光學字符識別)才能真正體現人工智能的價值。

OCR 是指電子設備(例如掃描儀或數碼相機)檢查紙上打印的字符,通過檢測暗、亮的模式確定其形狀,然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字的過程;即針對印刷體字符,采用光學的方式將紙質文檔中的文字轉換成為黑白點陣的圖像文件,并通過識別軟件將圖像中的文字轉換成文本格式,供文字處理軟件進一步編輯加工的技術。

而對于OCR在檔案領域,能夠發揮其作用的,其一、全文檢索,其二、輔助鑒定,都是基于OCR已經技術實現的功能,而真正能夠體現出其價值的,是在人工智能、深度學習技術下催生的NLP,神經語言程序學。

這是人工智能和語言學的交叉領域,在詞語檢查、文本提取、檔案分類的方面,更準確的把非結構化數據提取成結構化數據,大大減輕錄入工作。今后我司也會將此作為一個工作重點項目,將研發與應用做到真正的有機結合。

自從“大數據”的概念提出來后,仿佛這個詞語就成為了許多科技公司的噱頭和表象,然而回歸本質,大數據的前提是要真正的收集數據、收集各種數據、收集各種維度的數據。在數據的支撐下,才能分析和展示。以前的檔案系統更像是一個存儲系統,存儲所有業務的歸檔數據,而在不斷的探索和改進后,今年公司完成的幾個企業的數字檔案室,已經和OA深度融合,不僅僅是做歸檔,更是打通了與OA之間審批的關聯,包括在線借閱、在線利用等等。

胡經理通過在線模擬演示我們的產品向各位領導表述了我司對技術研發工作的建設規劃,展示了操作流程,各位領導、專家和我司參會人員就其操作流程等如何便民同時如何減輕工作人員強度等多方面問題進行了深刻的交流,同時表示了對我們的工作成果的贊同和認可。此外,各位領導、專家了解了公司的發展過程、管理制度以及今后的發展規劃,為此也給我們提出了建議和改進意見,希望公司在今后全力推動智能型數字檔案建設方面做出更多的新產品!

“科技助力檔案信息化”,將全新科技融入傳統檔案,以檔案為核心,打造智慧企業,是科怡的信念,也是奮斗的目標。2019即將過去,回顧這一年,我們在鉆研探索的道路上不斷總結完善,在汲取經驗中學習成長再成長。我們期待2020年,科怡在檔案行業更加大放光彩!

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