檔案基本知識

一、檔案是什么？怎樣理解檔案的定義？

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/span>

國家檔案局2000年12月發布的行業標準DA/TI一2000《檔案工作基本術語》將檔案的定義表述為：“國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄?！?/span>

上述檔案定義表述了七個方面的含義：檔案形成的時間（歷史性）；檔案產生的主體（多元性）；檔案來源渠道（廣泛性）；檔案形成的特點（原始性）；檔案保存的目的（價值性）；檔案表現的形式（多樣性）；檔案本質屬性（記錄性）。

對檔案的定義可以從四個方面加以理解：

1、產生檔案的主體和來源。產生檔案的主體是各類國家機構、社會組織和個人，表現出多元性的特點。由于主體不同，就產生了檔案的不同所有權一一分別屬于國家、集體、私人（個人、家庭、家族）所有。從來源看，檔案產生于不同主體所從事的不同的社會活動，反映了檔案內容的廣泛性。

2、檔案的基本屬性一一原始記錄性。原始性是指檔案是當時、當地直接形成于立檔單位職能活動（社會實踐）過程中的歷史產物，而不是事后編造的。記錄性是指：從內容上看，檔案所記載的是當時、當地、當事人發生、發現的事物和行為的過程、結果；從形式上看，檔案原件具有不可替代的辦文特征和時代特色。

3、檔案的價值性。價值性即有用性。檔案有兩種基本價值；一是歷史憑證價值。從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力。二是情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內容看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。

體現檔案基本價值的主要體現在六個方面，即：機關工作的查考憑據；生產建設的參考依據；政治斗爭的必要手段；科學研究的可靠資料；宣傳教育、文化建設的生動素材；維護合法權益的法律證據。

4、檔案形式的多樣化。從記錄方式來看，有文字書寫（刻鑄）、圖表繪制、聲像攝錄、電子數碼等；從閱讀方式來看，有直讀的、機讀的；從載體形式來看，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質、金屬片等。

從檔案形式的多樣化中可以看到，檔案的形式是隨著社會生產力和科技水平的提高而演變進步的。由于人類社會發展共同規律的支配，中外檔案經歷了大致相同的演變發展過程，即：最初以自然物作為記錄材料，后來發展到以紙張為記錄材料。進而發展為近現代多種新型記錄材料的檔案。檔案的這一演變發展過程，反映了社會的進步和發展。

二、歸檔文件是什么？

檔案文件是立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種形式和載體的文件材料。

三、全宗是什么？

全宗是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。通常情況下，一個獨立從事活動的單位，如一個機關、一個企業、一個學校所形成的全部檔案應該組成一個全宗，某一個人形成的全部檔案則可以構成個人全宗。全宗既是一定數量檔案的實體概念，也是檔案整理原則的重要體現和方法。在檔案學中有時稱全宗原則和全宗理論。在檔案的整理、流轉和保管過程中，同一全宗的檔案不得分散，不同全宗的檔案不得混雜，這被稱作全宗不可分散性原則。

四、檔案工作的概念是什么？由哪些方面構成？

檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要事業。人們通常說的檔案工作是一個總的概念，嚴格來說，它包含著檔案事業管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又有密切關系的工作。

1、檔案事業管理：包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作，要對檔案事業的方方面面進行統籌規劃、組織協調、業務指導、執法監督。這方面的職責由各級政府的檔案行政管理部門來承擔。

2、檔案資源管理：是對各種形態的檔案進行具體的技術性管理，它又分為檔案實體管理和檔案信息管理。

檔案實體管理，是指對檔案的實體進行收集（歸檔）、整理、鑒定、保管、統計、調卷提供查閱等。

檔案信息管理，是指對檔案內容信息進行分析、檢索、編研、編目、數字化儲存、上網、提供信息查閱和咨詢服務。

檔案資源管理工作由各機關、單位檔案部門或文件中心以及各級、各類檔案館按照有關規定，分工負責。

五、文書處理部門立卷制度是怎么推行和確定下來的？

文書處理部門立卷制度是通過1955年中央批準的《國中共產黨中央和?。ㄊ校┘墮C關文書處理工作和檔案工作暫行條例》及1956年《國務院關于加強國家檔案工作的決定》這兩個法規性文件推行的。文件指出，“為了迅速地加強我國檔案工作管理，適應目前國家機關工作和科學研究工作對于檔案資料的需要”，決定在文書工作方面，“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度”。從此，文書部門立卷這一制度就確定下來了，文書部門立卷是黨和國家對文書工作和檔案工作的一項重要規定，這一措施的實行，推動了文書工作和檔案工作的發展。

六、文稿和手稿分別是指什么？

文稿（Draft；Manuscript）是指文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。

手稿（Manuscript）是指由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。

七、草稿、定稿和正本、副本分別是什么？

根據一份文書在形成和完善過程中的不同稿本（文稿與文本的統稱）形式進行分類，可劃分為草稿、定稿、正本、副本。其中草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。

草稿，又稱草案、征求意見稿、送審稿、初稿等，是文書撰擬過程中最初期的原始稿件，供討論、修改、審批之用。它不屬于正式文件，不具備現實執行效用。除少數用于征求意見的文件之外，草稿一般不向外發出，亦毋需歸檔保存。對于某些特別重要的文件，經反復修改而產生多次草稿，反映了文件的形成過程，具有參考價值，可歸檔保存。

定稿，又稱原稿，是經領導人審閱簽發或經會議討論通過的最后完成稿，是繕印正本的依據。草稿一旦經過領導人簽發便成為定稿，不經其同意不得再作任何修改更動。定稿反映了文件撰擬、審核、簽發的全過程，具有重要的參考價值和憑證作用，因此，凡需保存的文件，其定稿亦應予以保存。

正本，是根據定稿繕印的，用于向外發出的正式文本。如有主送機關與抄送機關之分，則正本用于發往主送機關。正本具有標準規范的格式和生效標志，具有法定效力，其證據價值得到法律的認可的保護。

副本，指正本的復份或復制本，在形式上與正本完全或部分相同，供抄送、傳閱、存檔備查之用。其中，用于與定稿一同立卷歸檔的文本，又可稱為存本。

八、什么是發文號？它由哪幾部分構成？

發文號又稱發文編號，是發文機關對其所制發的公文依次編排的順序代碼。它是由發文機關代字、發文年度、（外加方括號）和發文順序號構成。發文機關代字是發文機關名稱的縮寫，一般采用兩種編寫方法，一種是在發文機關代字中包括文種的代字。另一種是在發文機關中包括承辦單位的代字。發文年度應寫完整，不宜簡寫。發文順序號按年度內發文的先后順序采用大流水的方法依次順序編寫。一份公文只編一個發文號，聯合行文時只標注主辦單位的發文號。

九、什么叫“簽署”？

簽署即由簽發公文的正職領導人在正本落款處簽署其職務、姓名以證實其法定效力的活動。簽署適用于命令等以領導人名義發出的公文。

十、公文處理工作包括哪些內容？

公文處理工作包括公文辦理和公文管理兩項內容。

公文辦理主要有收文的辦理和發文的辦理；公文的管理主要有立卷、歸檔、銷毀等。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；發文辦理指以本機關的名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應進行登記。

十一、什么是文書立卷？它有什么意義？

文書處理部門將辦理完畢、具有查考的保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系組成案卷，這項工作被稱為文書立卷。

文書立卷工作是一項極其重要的工作，具有深遠的意義：

1、文書立卷保持了文件之間的歷史聯系，便于日后查找利用；

2、文書立卷有利于保證文件的完整與安全，便于文件的保管 ；

3、文書立卷有利于文件的積累，為檔案工作奠定基礎。

十二、文件轉化為檔案需要具備哪些條件？

文件轉化為檔案需要具備以下條件：

1、文件必須辦理完畢（或叫處理完畢），即完成了文書處理程序；

2、文件需要對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值；

3、文件需按照一定的規律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。

十三、辦理完畢的公文什么時間歸檔？

歸檔時間是辦理文件材料歸檔交接手續的時間。歸檔時間是歸檔制度的重要內容之一。對于一般的公文通常是按年度接收歸檔，即在第二年的上半年，將上一年形成的文件經整理后，辦理交接歸檔手續。

十四、機關文書檔案的保管期限有幾種？

根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號），機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

十五、歸檔文件的整理原則是什么？

歸檔文件的整理原則是：

1、遵循文件的形成規律，保持文件之間有的機聯系。文件的形成有其自身的規律和特點。不同的機關，盡管其職責和業務范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯系，所形成的文件之間必然有一定規律，這種規律也就是文件之間有機聯系的具體表現。文件之間的這種聯系既能反映出機關職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預期，為檢索提供了線索。因此，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

2、區分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關規定，區分歸檔范圍內不同文件的價值，找定不同保管期限。

3、便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準?！氨阌诒９芎屠谩奔仁菤w檔文件整理的出發點，也是最終目的。

十五、怎樣正確理解《歸檔文件整理規則》確定的歸檔文件整理單位“件”的概念？

《歸檔文件整理規則》規定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。

十七、什么是文檔一體化？有什么意義？

文檔一體化是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。

文檔一體化的意義在于：

1、使檔案收集完整、系統、便捷、準確、安全；

2、文檔超前控制；

3、提高信息檢索效率；

4、有助于科學決策；

5、提高行政效率；

6、有利用人、財、物的合理利用。

十八、檔案工作的基本內容包括哪些方面？

通常說的檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業務工作，即用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。它的基本內容包括以下幾項：檔案的接收和征集、整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務、檔案統計。也簡稱收集、整理、鑒定、保管、編研、利用和統計工作。

十九、檔案與資料有何區別？

檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的形成渠道和文獻價值有所不同。檔案是在社會活動中直接形成的真實記錄，具有法律憑證作用和歷史考查作用，而情報資料則是通過各種渠道從外部購買、交流或直接收集得來的，只具有參考作用。

二十、什么是檔案信息化建設？檔案信息化建設應該遵循哪些原則？

檔案信息化建設，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。

檔案信息化建設，是一項關系檔案事業全面發展的戰略舉措，必須遵循三條基本原則，即文檔一體化原則、雙軌制原則和確保網絡安全的原則。